Informativa sulla privacy

Questa informativa spiega come vengono trattati i dati personali in Jarvis, l'applicazione gestionale raggiungibile all'indirizzo cavalieri.ermeutika.com, ai sensi del Regolamento (UE) 2016/679 («GDPR») e del D.Lgs. 196/2003.

Jarvis è uno strumento ad accesso riservato: non è aperto al pubblico, e vi accedono solo le persone a cui il titolare ha creato un account. Ognuno lo usa per organizzare il proprio lavoro, anche con clienti propri, e se vuole anche la propria vita personale, nelle aree personali.

1. Titolare del trattamento

Ermeutika srl — P.IVA 12940890010
Sede operativa: c/o Studio Pizziconi, Corso Massimo d'Azeglio 8, 10125 Torino (Italia)
Email: info@ermeutika.com

2. Quali dati trattiamo

Dati delle persone che usano Jarvis.

• dati dell'account: nome, cognome, soprannome, indirizzo email, password (conservata solo in forma cifrata e non leggibile), ruolo;
• dati facoltativi del profilo: data di compleanno, genere grammaticale, breve biografia, colore;
• preferenze d'uso: lingua, tema, giorni e orari di lavoro, impostazioni del calendario;
• dati di accesso: indirizzo IP e tipo di browser di ogni sessione, e un registro delle principali operazioni svolte nell'applicazione.

Dati che gli utenti inseriscono su altre persone. Jarvis serve a organizzare lavoro e impegni, e contiene quindi anche dati di terzi inseriti dagli utenti:

• la rubrica dei contatti: nome, indirizzi email, numeri di telefono, compleanno, note, date e appuntamenti, frequenza con cui risentirsi;
• i clienti e i loro referenti: dati anagrafici e di contatto;
• progetti e attività, con le persone a cui sono assegnati.

Dati delle integrazioni, solo se l'utente le collega.

• Google Calendar: lettura e scrittura degli eventi, per mostrarli nel calendario di Jarvis e per crearvi gli appuntamenti fissati da Jarvis;
• Google Contatti: sola lettura, per importare i contatti nella rubrica di Jarvis. Dopo il collegamento la rubrica si aggiorna da sola ogni notte; per fermarla basta disattivare o scollegare l'integrazione;
• Calendario Microsoft (Outlook): lettura e scrittura degli eventi, con le stesse finalità di Google Calendar;
• Telegram: per ricevere messaggi di Jarvis (per esempio il briefing del giorno) tramite il nostro bot. Conserviamo l'identificativo della chat; il testo dei messaggi passa dai server di Telegram.

Per ogni integrazione conserviamo l'indirizzo email dell'account collegato e le chiavi di accesso rilasciate dal fornitore, cifrate nel database.

Dati tecnici sugli errori. Quando l'applicazione va in errore, ne registriamo i dettagli tecnici per poterlo correggere. I rapporti sono configurati per escludere i dati identificativi degli utenti; in casi rari il testo di un errore può comunque contenere un dato personale, per esempio un indirizzo email.

3. Perché li trattiamo e su quale base giuridica

• Far funzionare Jarvis per chi lo usa (account, accesso, preferenze, funzioni dell'applicazione): esecuzione del rapporto con l'utente (art. 6, par. 1, lett. b GDPR) e legittimo interesse del titolare a organizzare il proprio lavoro (lett. f).
• Gestire le relazioni professionali con contatti e clienti inseriti in rubrica: legittimo interesse (art. 6, par. 1, lett. f GDPR).
• Contatti e attività personali che un utente inserisce nelle proprie aree personali: li tratta l'utente per sé, per scopi personali, e il titolare si limita a custodirli.
• Collegare calendari e contatti esterni: richiesta dell'utente, che attiva e può disattivare ogni integrazione in qualsiasi momento.
• Sicurezza e correzione degli errori (registri di accesso, rapporti di errore, copie di sicurezza): legittimo interesse del titolare (art. 6, par. 1, lett. f GDPR).

I dati non vengono usati per pubblicità, non vengono venduti e non sono usati per profilare le persone.

4. Dati provenienti dalle API di Google

L'uso e il trasferimento ad altre applicazioni delle informazioni ricevute dalle API di Google rispettano la Google API Services User Data Policy, compresi i requisiti di Limited Use. In particolare:

• i dati di Google Calendar e Google Contatti sono usati solo per mostrare e gestire calendario e rubrica dell'utente dentro Jarvis;
• non sono trasferiti a terzi, se non quando serve a far funzionare queste funzioni, per rispettare la legge o per la sicurezza;
• non sono usati per pubblicità, né per addestrare modelli di intelligenza artificiale;
• nessuna persona li legge, salvo con il consenso dell'utente, per motivi di sicurezza o per obbligo di legge.

5. A chi vengono comunicati

I dati sono accessibili agli utenti di Jarvis secondo il loro ruolo e le aree di lavoro a cui hanno accesso. Inoltre li trattano, per nostro conto e come responsabili del trattamento:

• Hetzner Online GmbH (Germania): server su cui girano l'applicazione e il database, nell'Unione Europea;
• Functional Software, Inc. (Sentry) (Stati Uniti): raccolta dei rapporti di errore.

Se l'utente collega Telegram, i messaggi che Jarvis gli manda passano da Telegram, che li tratta secondo la propria informativa.

Se l'utente collega un'integrazione, i dati necessari vengono scambiati con Google o Microsoft, che li trattano secondo le proprie informative. Le pagine di Jarvis caricano inoltre i caratteri tipografici da Google Fonts, che riceve per questo l'indirizzo IP del browser.

I trasferimenti verso gli Stati Uniti avvengono sulla base delle garanzie previste dal GDPR (EU-US Data Privacy Framework o clausole contrattuali standard della Commissione europea).

6. Per quanto tempo li conserviamo

• i dati dell'account restano finché l'account è attivo, e vengono cancellati quando l'account viene eliminato;
• le sessioni scadute vengono cancellate automaticamente; il registro delle operazioni resta finché esiste il servizio, perché serve a ricostruire chi ha fatto cosa;
• i rapporti di errore vengono cancellati da Sentry dopo al massimo 90 giorni;
• contatti, clienti, progetti e attività restano finché un utente non li cancella;
• quando un utente scollega un'integrazione, cancelliamo le chiavi di accesso e gli eventi di calendario importati;
• prima di ogni aggiornamento dell'applicazione facciamo una copia di sicurezza del database: ne teniamo le ultime 30, sullo stesso server.

7. Come li proteggiamo

Le connessioni sono cifrate (HTTPS), le password sono conservate solo in forma cifrata e non reversibile, le chiavi di accesso alle integrazioni sono cifrate nel database, e l'accesso ai dati dentro Jarvis è limitato per ruolo e per area di lavoro.

8. I tuoi diritti

Puoi chiedere in qualsiasi momento di accedere ai tuoi dati, di correggerli o cancellarli, di limitarne il trattamento, di riceverli in un formato leggibile, e di opporti al trattamento basato sul legittimo interesse (artt. 15–22 GDPR). Basta scrivere a info@ermeutika.com: rispondiamo entro un mese.

Se ritieni che il trattamento violi il GDPR, puoi presentare reclamo al Garante per la protezione dei dati personali.

9. Modifiche a questa informativa

Se cambiamo il modo in cui trattiamo i dati, aggiorniamo questa pagina e la data in alto. Le modifiche importanti vengono comunicate agli utenti dentro l'applicazione.